Información : recurso intangible para el desarrollo de los procesos organizacionales y la toma de decisiones

Es fundamental que las organizaciones de hoy consideren a la información como un recurso vital para su desarrollo; por ello, es imprescindible su tratamiento y organización, como indican, actualmente el recurso escaso no es la información sino la capacidad de procesamiento de esta, como consecuencia surge la necesidad de contar con un sistema de información coherente que trate los recursos informativos de las organizaciones y así sirva de apoyo para el cumplimiento de los objetivos de la misma, busca satisfacer las necesidades de información otorgando un correcto acceso.

Con ello, las organizaciones buscan mejorar su desempeñó ya que estos tienen la función de ofertar, regular y gestionar sus recursos informativos e involucra una serie de procesos documentales desde su selección hasta su recuperación haciendo uso de las herramientas tecnológicas.

 “El objetivo de los sistemas de información es dar sentido a sus colecciones,  facilitar el aprendizaje y contribuir a eliminar la memorización”.  Ponjuán (2004)

Así mismo, Ponjuán clasifica a los sistemas de información acorde a su rol y misión, entre ellos se encuentran:

  • Bibliotecas
  • Museos
  • Centros de Documentación
  • Centros de Información
  • Sistemas de gestión Documental y Archivos
  • Sistemas de información para la dirección

Tramullas y Codina incluyen en esta lista a los Sistemas de Información Documental, como indican, no solo se encargan de organizar la documentación generada por las funciones que ocurren en la organización, además permiten captar información del ambiente externo (inputs o entradas) conviertíendolas a través de procesos, en diversos servicios y productos (outputs o salidas).

“Los sistemas de información documentales no deben ser visto como simples almacenes de documentos”. Tramullas (1997)

Como indican Tramullas y Caldera, la importancia de los sistemas de información documentales radica tanto en el documento como en el tratamiento documental que se le aplica para su correcta representación y su posterior recuperación de la información contenida en ellos. Es así como los documentos se pueden tratar desde la Archivística, la Bibliotecología, la Documentación, la Museología hasta las Ciencias de la Información.

Actualmente, para la estructuración de las tareas que se deben acometer durante diseño de sistemas de información, son utilizados los métodos contextuales, basados en la recopilación y análisis de datos empíricos, provenientes del ambiente donde se implementará el sistema; entre ellos se encuentran:

  • Diseño centrado en el usuario: los usuarios son vistos como fuentes de información objeto de estudio
  • Diseño participativo : los usuarios toman una parte activa en la concepción y la evaluación de las metas y estrategias

En  todo diseño de Sistemas de Información, son imprescindibles las herramientas empleadas, estas son:

  • Auditorías de Información
  • Diagramas de flujos de datos
  • Diagnóstico o matriz FODA
  • Diagnóstico organizacional

Así mismo, la relevancia se encuentra en las técnicas para la obtención de datos para el posterior diseño e implementación de estos sistemas; entre estas tenemos:

  • Entrevistas
  • Estudios de necesidades
  • Estudio de viabilidad del sistema

Tras considerar teórica,técnica y metodológicamente; es posible la implementación de un sistema; ya que es un paso decisivo de cualquier Organización dentro de su política de calidad y mejora continua: permite perfeccionar los métodos de información de la institución, optimizando su gestión y la recuperación de la información, y,  por consiguiente, convertirse en una herramienta de apoyo a todas las unidades para mejorar sus resultados.

En cuanto al Sistema de Gestión Documental, tiene como finalidad proporcionar economía y eficacia a las unidades descargándolas lo antes posible de aquella documentación que no precisan en el día a día de su gestión, como aplicar desde el comienzo unas prácticas elementales de control, descripción y recuperación de los documentos mediante la utilización de procedimientos normalizados.

Los sistemas utilizados en diferentes áreas de actividad de Telecinco están siendo sustituidos por componentes tecnológicos exclusivamente digitales.  Telecinco paso del archivo analógico al archivo digital.

En un principio Telecinco trabajaba con cintas en formato betacam SP  estas cintas tenían que estar en condiciones especiales de temperatura y humedad, protegidas de la luz y de la contaminación ambiental.

Hoy en día Telecinco trabaja con una base de datos multimedia bajo informix llamada media  360, esta base de datos utiliza herramientas propias como WebDataBase para  su publicación vía web, pero en vez de publicarse vía web se hace mediante aplicaciones desarrolladas en Telecinco que actúan como servidores de datos y clientes que se comunican a través de la red.

Andrea Rojas ©
Humberto Cuárrez ©
Juan Perez  ©

Fuentes:

Bustos, P. (2007). Sistemas integrados y gestión documental. La experiencia en Telecinco. Profesional de la información, 16(5), 450-455.

Sánchez, B. & Valdés, Y. (2008). Diseño de sistemas de información documental. Consideraciones teóricas. Ciencias de la Información, 39(3), 21-29.

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